La inteligencia artificial está transformando rápidamente el panorama empresarial. Desde la automatización de procesos hasta la toma de decisiones basada en datos, las herramientas de IA ofrecen innumerables beneficios. Sin embargo, la implementación exitosa de estas tecnologías requiere una gestión del cambio bien diseña para garantizar que la organización y sus colaboradores puedan adaptarse y aprovechar al máximo las nuevas capacidades. Para esto podremos separar en cinco grandes aspectos. Paso 1: Evaluación y Planificación El primer paso en la gestión del cambio es una evaluación detallada de las necesidades y objetivos de la organización. Esto incluye identificar las área donde la IA puede aportar mayor valor y los procesos que se verán afectados. A partir de esta evaluación, se debe desarrollar un plan detallado que incluya: Objetivos claros: Donde se defina lo que se espera lograr en concreto con la implementación de IA. Análisis de impacto: Evaluar cómo la IA afectará a los diferentes áreas y roles dentro de la organización. Recursos necesarios: Determinar cuáles serán los recursos tecnológicos, financieros y humanos empleados para llevar a cabo para la implementación de la IA. Paso 2: Comunicación y Compromiso Una comunicación clara es necesaria para la gestión del cambio. Es fundamental involucrar a cada una de las partes interesadas desde el inicio hasta el final junto con mantenerlas informadas sobre el progreso y los beneficios esperados de la IA. Paso 3: Capacitación y Desarrollo La implementación de IA requiere de nuevas habilidades y conocimientos del equipo. Por ello, es crucial invertir en la capacitación de los empleados. En donde se puede destacar: Programas de formación, Desarrollo de competencias, Soporte continuo (Suministrar recursos y soporte continuo para resolver dudas y problemas que puedan surgir). Paso 4: Implementación Gradual Una implementación debe ser gradual donde minimice el impacto negativo y facilite la adaptación. Donde se recomienda lo siguiente: Proyectos piloto: Se deben ejecutar proyectos pilotos en áreas específicas para evaluar el rendimiento y ajustar la estrategia. Fases de implementación: Se debe desarrollar un plan de implementación por fases, escalando progresivamente el uso de IA en la organización.} Paso 5: Monitoreo y Evaluación El monitoreo continuo y la evaluación del impacto de las herramientas de IA son fundamentales para asegurar su éxito a largo plazo. Donde se destaca lo siguiente: Métricas de rendimiento: Se deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el éxito de la implementación. Evaluaciones periódicas: Se realizan evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y ajustar las estrategias. Feedback de usuarios: Se debe recoger y analizar el feedback de los usuarios para mejorar continuamente la estrategia de negocio planteada. La gestión del cambio en la implementación de herramientas de inteligencia artificial es un proceso continuo que requiere planificación, comunicación, capacitación y adaptación. Al seguir estos pasos y mantener un enfoque centrado en las personas, las organizaciones pueden superar los desafíos asociados a la adopción de IA y aprovechar al máximo sus beneficios.
Mes: Mayo 2024
El desafío de los documentos no estandarizados
Las empresas a menudo manejan una gran variedad de documentos, desde facturas y contratos hasta formularios y correos electrónicos. Cuando estos documentos no siguen un formato estandarizado, puede ser extremadamente difícil y laborioso extraer la información necesaria de manera precisa y eficiente. Esto no solo consume tiempo, sino que también aumenta el riesgo de errores humanos. Este problema que puede ralentizar significativamente los procesos, pero afortunadamente, con las herramientas adecuadas podemos transformar este desafío en una oportunidad para maximizar la eficiencia y digitalizar procesos complejos. Maximizando el Beneficio de la Automatización Al combinar estas herramientas se logra digitalizar procesos que antes dependían de la intervención manual. Esto no solo reduce los tiempos de procesamiento, sino que también mejora la precisión y la coherencia de los datos. A su vez, da la posibilidad de liberar a empleados de tareas repetitivas y propensas a errores les permite centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para la empresa. Lo más relevante de estas tecnologías no solo solucionan problemas actuales, sino que también se adaptan y mejoran con el tiempo, aprendiendo de los datos y ajustándose a las necesidades cambiantes de la empresa. Es por esto que la integración de RPA, OCR y ChatGPT ofrece una solución poderosa para manejar documentos sin un formato estandarizado, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos y mantenerse competitivas en un entorno empresarial en constante cambio.
El viaje hacia la Hiperautomatización: Un enfoque paso a paso
La hiperautomatización busca ir más allá de la simple automatización de tareas repetitivas y rutinarias desde las más simples hasta las más complejas para lograr abarcar toda la organización. Esto implica no solo la eliminación de tareas manuales, sino también la integración y optimización de sistemas y flujos de trabajo a lo largo de toda la empresa. Esta se centra en la creación de procesos empresariales más eficientes, ágiles y adaptables, utilizando tecnologías avanzadas para mejorar la productividad, reducir costos, minimizar errores y ofrecer una mejor experiencia tanto a clientes como a empleados. Para lograrlo necesita la combinación de diversas tecnologías de automatización, como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (machine learning), la automatización de procesos robóticos (RPA), entre otras, para automatizar y optimizar no solo tareas individuales, sino procesos completos y complejos dentro de una organización. En el camino hacia la hiperautomatización, adoptamos un enfoque estructurado en cinco fases clave: En la etapa de descubrimiento, Comenzamos con un análisis exhaustivo de la situación actual, identificando procesos manuales y buscando oportunidades de automatización. Esta fase nos permite no solo conocer nuestro punto de partida, sino también visualizar claramente hacia dónde nos dirigimos. Para continuar es fundamental Planificar la Transformación desarrollando un Plan de transformación sólido, estableciendo un Modelo Operativo Objetivo y priorizando los procesos para la automatización. Una hoja de ruta detallada garantiza una implementación eficiente. Aquí es donde delineamos meticulosamente nuestros objetivos y trazamos el camino que nos llevará a alcanzarlos, asegurándonos de que cada paso esté cuidadosamente planeado. Al definir cuáles son los candidatos a automatización, se pone en marcha implementando las automatizaciones necesarias para optimizar nuestros procesos. Esta fase marca el inicio de la acción, donde convertimos nuestras visiones en realidad, aprovechando las últimas tecnologías para automatizar tareas repetitivas y liberar el potencial de nuestra fuerza laboral. Para mantener el control es necesario medir, medir y medir. Asegundo de alcanzar nuestros objetivos y controlamos los KPIs de nuestras automatizaciones, utilizando herramientas avanzadas de Business Intelligence. Aquí es donde evaluamos el impacto de nuestras acciones, monitoreando de cerca nuestro progreso y haciendo ajustes donde sea necesario para garantizar que sigamos en el camino correcto hacia el éxito. El proceso debe ser un búsqueda constante de identificar nuevas oportunidades de optimización, evaluado resultados y automatizando nuevos procesos para mantenernos en la vanguardia de la eficiencia. Esta fase nunca termina, ya que estamos constantemente buscando formas de mejorar y evolucionar. A través de la retroalimentación continua y la innovación constante, nos esforzamos por superar continuamente nuestros límites y alcanzar nuevos niveles de excelencia operativa. Como resultado de la hiperautomatización, las organizaciones están experimentando una serie de beneficios significativos los que se incluyen: – Reducción de errores de ejecución: Al eliminar la intervención humana en procesos repetitivos, reducimos la posibilidad de errores y aumentamos la precisión en nuestras operaciones. – Cumplimiento más rápido de los SLA: La automatización nos permite acelerar el tiempo de respuesta y cumplir con los acuerdos de nivel de servicio de manera más eficiente, mejorando la satisfacción del cliente. – Ahorro de costos en la ejecución de procesos: Al optimizar nuestros procesos y eliminar el desperdicio, podemos reducir significativamente los costes operativos y aumentar la rentabilidad. – Aumento de la productividad y eficiencia: Al liberar a nuestros empleados de tareas tediosas y repetitivas, podemos enfocar su tiempo y energía en actividades de mayor valor agregado, aumentando así la productividad y eficiencia de toda la organización. – Mejora de la satisfacción del usuario final: Al ofrecer procesos más rápidos, precisos y eficientes, podemos mejorar la experiencia del usuario final y fortalecer la relación con nuestros clientes. Lo que traduce a que la hiperautomatización representa una evolución en la forma en que las organizaciones operan, aprovechando todo el potencial de la automatización y la tecnología para impulsar la innovación y el crecimiento empresarial logrando así respuestas rápidas a los constantes, y cada vez más rápidos, cambios que presentan los clientes y el mercado.
¿Reingeniería en mi área?
Durante los últimos 6 años hemos cotizado e implementado diversas soluciones de RPA y sin importar la industria los clientes siempre realizan la misma pregunta “¿El proceso es posible automatizarlo?” Hoy con la sinergia de diferentes tecnologías de vanguardia se puede llegar automatizar el 100% de los procesos administrativos de una empresa, sin embargo, lo importante de la implementación de estas tecnologías es la preparación y surge la siguiente duda “¿Mi área está lo suficientemente optimizada?” Aquí es donde entra en juego la reingeniería de procesos, donde su misión es la revisión y la optimización de los procesos existentes para garantizar que estén diseñados de manera eficiente y efectiva. Algunas formas en las que la reingeniería de procesos beneficia la implementación de automatización son: Identificación de áreas críticas: La reingeniería de procesos ayuda a identificar las áreas que son críticas para la organización y que pueden beneficiarse más de la automatización. Eliminación de actividades innecesarias: Al optimizar los procesos a través de la reingeniería, se pueden identificar y eliminar actividades innecesarias o redundantes, lo que simplifica el proceso y prepara el terreno para una exitosa implementación. Estandarización de procesos: La reingeniería de procesos ayuda a estandarizar los flujos de trabajo y a alinearlos con las mejores prácticas de la industria, lo que facilita la implementación de soluciones de automatización. Mejora de la eficiencia y efectividad: Al optimizar los procesos a través de la reingeniería, se mejora la eficiencia y la efectividad de las operaciones de la organización, lo que se traduce en mejores resultados. La reingeniería de procesos termina siendo fundamental para preparar el terreno y garantizar el éxito de la implementación de automatizaciones, ya que mejora la operativa de la empresa y cambia la perspectiva de cómo se realizan los procesos dentro de esta.
Impulsando un cambio de cultura empresarial para mejorar la eficiencia de la tecnología
En el mundo empresarial actual, la adopción de tecnologías inteligentes y la automatización son imperativos para mantener la competitividad y la eficiencia. Sin embargo, más allá de la implementación de herramientas digitales, existe un componente crucial que a menudo se pasa por alto: el cambio de cultura empresarial. Este cambio es fundamental para facilitar la adaptación de los trabajadores a la colaboración con sus contrapartes digitales y maximizar el potencial de la automatización dentro de la empresa. Es por esta razón que se hace imprescindible al querer realizar implementación de soluciones de automatización, sistemas u otros cambios que pueden verse afectado por el rendimiento de este por agentes externos, como lo son usuario o trabajadores que se les modifique como realiza las tareas hoy en día, tener considerado un plan de adaptación cultural. Y dada la importancia de este aspecto y queremos compartir algunas reflexiones al respecto. La Importancia del Cambio de Cultura Empresarial La Transformación digital no se trata solo de implementar herramientas tecnológicas avanzadas, sino también de transformar la mentalidad y los procesos dentro de una organización, dado que si no se hacen pueden verse perjudicad o bien no alcanzar el máximo beneficio. Dentro de las principales razones por cual es de suma importancia es el cambio de cultura empresarial están: 1. Alineación con los Objetivos Empresariales: Una cultura que fomente la innovación y la colaboración entre humanos y sistemas digitales puede impulsar la consecución de los objetivos empresariales de manera más efectiva. 2. Resistencia al Cambio: Los trabajadores pueden sentirse amenazados por la automatización si no se aborda adecuadamente el cambio de cultura. Es crucial crear un entorno donde se fomente la aceptación del cambio y se vea la automatización como una oportunidad, no como una amenaza. 3. Mejora de la Eficiencia y Productividad: Una cultura orientada a la automatización y la colaboración digital puede conducir a una mayor eficiencia y productividad, ya que los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor agregado mientras dejan que las máquinas se encarguen de las tareas repetitivas y rutinarias. Para facilitar la adaptación de los trabajadores a los colaboradores digitales, es crucial seguir un enfoque estructurado. Para esto es importante seguir un plan para poder alcanzar el objetivo y cumplir con el cometido de comunicar de la mejor manera al interior de las empresas. Como por ejemplo pueden seguir los siguientes pasos: 1. Educación y Concienciación: Comenzar por educar a los empleados sobre los beneficios de la automatización inteligente y cómo puede mejorar su trabajo diario. Destaque ejemplos de éxito y desmitifique los temores comunes. 2. Liderazgo y Compromiso: Demostrar su compromiso con la integración de la automatización inteligente en todos los niveles de la organización y apoyado de liderazgo de la empresa debe respaldar activamente el cambio cultural. 3. Capacitación y Desarrollo: Proporcione programas de capacitación y desarrollo para que los empleados adquieran las habilidades necesarias para trabajar de manera efectiva con herramientas digitales y sistemas automatizados. 4. Comunicación Clara y Transparente: Mantenga una comunicación abierta y transparente sobre los cambios que se están produciendo y cómo afectarán a los empleados. Anime a la retroalimentación y aborde las preocupaciones de manera proactiva. 5. Reconocimiento: Reconozca el comportamiento que respalda la colaboración con los colaboradores digitales. Esto puede incluir incentivos para la adopción de nuevas tecnologías y la mejora continua de los procesos. 6. Evaluación y Ajuste Continuo: Realice evaluaciones periódicas para medir el progreso en la integración de la automatización inteligente y ajuste las estrategias según sea necesario para abordar cualquier desafío o barrera identificados. Es decir, el cambio de cultura empresarial es crucial no solo para adaptarse a la automatización, sino también para mejorar la eficiencia y competitividad de las organizaciones. Al adoptar un enfoque centrado en las personas y la colaboración, las empresas pueden convertir este desafío en una ventaja estratégica, liberando a los trabajadores de tareas rutinarias y fomentando un entorno de confianza e innovación. Esto no solo mejora la adaptación de los empleados a las nuevas tecnologías, sino que también impulsa la productividad, la calidad del trabajo y la capacidad de innovación a largo plazo. En última instancia, el cambio de cultura empresarial representa una oportunidad para transformar la forma en que las organizaciones operan y crean valor en la era de la automatización inteligente.